Campaña de Cero Papel

Es una directriz del Gobierno Nacional, Directiva Presidencial 04 de 2012 que busca transformar a las entidades públicas en la ruta de una gestión responsable con el Ambiente, desarrollando acciones afectivas y protectoras con la naturaleza y promoviendo la idea de una mayor eficiencia administrativa desde la sostenibilidad.

Consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones.

El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

• Las entidades debemos identificar y aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel.
• Debemos promover entre todos el uso preferente de herramientas electrónicas, evitando el uso y consumo de papel en los procesos de gestión al interior de la entidad.
• Como autoridad ambiental debemos formular metas de reducción de papel y acciones con indicadores que permitan monitorear el avance de los mismos.

Para las entidades y servidores públicos:

• Con el uso de herramientas y plataformas, permite recopilar, ordenar y disponibilizar la información.
• Aumento de la Productividad.
• Uso óptimo de los recursos.
• Buenas prácticas en gestión documental.
• Reducción del deterioro de documentos por incendios, moho y humedad.
• Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades.
• Mayor control y seguridad en el manejo de la información.
• Eliminar la duplicidad de documentos.
• Disminuir los tiempos de localización de los archivos.

Para los ciudadanos, empresas y otras entidades:

• Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de las entidades.
• Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta.
• Disminuir tiempos de espera y atención.
• Evitar traslados a los puntos de atención presencial, permitiéndoles ahorrar tiempo en sus trámites.
• Mejorar la información al permitir seguimiento de los trámites realizados.
• Mejorar la relación entre organizaciones, empresas y ciudadanos.

Para el ambiente:

• Ahorro de papel.
• Reducción de emisión de residuos.
• Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel: árboles, agua y energía.
• Disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores de papel.
• Disminuir el consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc.
• Disminuir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, entre otros.
• Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras.